Gratis informatiegesprek? 0413 321755

Stel een vraag

Omgaan met verschillen binnen zelfsturende teams

Geplaatst op: 4 juni 2018 door Marjolein van Kampen

Flexibele of wendbare organisaties zijn ‘in’. De druk op organisaties is groot om effectief in te spelen op veranderingen, hierdoor is er veel focus op wendbaarheid en flexibiliteit. Dit vertaalt zich in platte organisaties met minder hiërarchie. Verantwoordelijkheden worden belegd binnen teams en er is steeds meer zelfsturing. Zelfsturing zorgt ervoor dat steeds meer besluiten worden genomen binnen het team. Dat betekent dat een organisatie succesvol is wanneer de teams binnen die organisatie op een effectieve manier samenwerken. Wat betekent dit dan voor de medewerkers? Zij worden geacht creatief en probleemoplossend te zijn. Ze moeten eigen verantwoordelijkheid nemen en meer eigen initiatief tonen om zaken aan te pakken. Zorgt het ontbreken van hiërarchie vaker voor conflicten? 

Afspraken maken over het teamdoel

Een team functioneert pas als team, wanneer er een voor iedereen duidelijk gemeenschappelijk doel is. Het teamdoel. Ook het maken van afspraken over hoe je met elkaar omgaat, of hoe je bijvoorbeeld besluiten neemt, is belangrijk. Binnen elk team en zeker ook binnen zelfsturende teams. Vaak is het lastig dit soort afspraken te maken. Elk teamlid heeft er zo zijn eigen opvattingen over. Daarnaast, wie voelt zich geroepen hiervoor het initiatief te nemen?

Wie neemt de leiding?

Wanneer je een nieuw team bij elkaar zet zonder dat er een duidelijk doel is, wordt meestal eerst afgewacht. Wie doet wat, wie neemt de leiding? Dit gebeurt in ieder team, ongeacht kennis of ervaring. Er is behoefte aan sturing, structuur en/of proces en het doel moet duidelijk zijn. In een (zelfsturend) team is het maken van afspraken belangrijk en zelfs essentieel. Maar hoe doe je dat, hoe neem je besluiten, hoe ga je met elkaar om? Wat doe je met verschillen?

Vruchtbare bodem voor conflicten

Doordat teams een eigen dynamiek hebben, levert dit een vruchtbare bodem voor conflicten. De team dynamiek hangt samen met de samenstelling van het team en de stabiliteit binnen het team. Werkt het team al lang in dezelfde samenstelling, of zijn er veel of recente wisselingen binnen het team? Veel teams zijn multifunctioneel en hebben (daardoor) een grote diversiteit. Er zijn simpelweg verschillen. Deze verschillen zijn de bron voor conflicten. Positief gezegd: die verschillen zijn eigenlijk de motor voor groei, wanneer binnen het team de teamleden constructief kunnen omgaan met die verschillen.

Consensus?

Binnen zelfsturende teams kan iedereen een besluit nemen. Er bestaat immers geen hiërarchie en er is geen manager die het definitieve besluit neemt. Dit werkt in de hand dat men binnen zelfsturende teams zoekt naar consensus of een compromis. Het kan zorgen voor lange discussies en besluiteloosheid. Een compromis sluiten betekent dat je allebei moet ingeven, om elkaar ergens in het midden te ontmoeten.

Ook geldt vaak het “de meeste stemmen gelden-principe”. Hierdoor krijg je helaas geen betere besluiten. Het zou beter zijn wanneer je met het team op zoek zou gaan naar win-win oplossingen.

Verschillen kunnen waarderen

Win-win oplossingen kunnen alleen ontstaan wanneer je verschillen aandacht geeft. Niet negeren, vermijden of van tafel vegen. Nee, zet ze bij wijze van spreken midden op tafel en laat het hele team hier naar kijken. Beantwoord vragen als:

  1. Wat maakt dat het verschil er is?
  2. Wat betekent het voor een ieder of wat is hierin belangrijk?
  3. Wat kun je doen om het verschil te verkleinen, zodanig dat het hele team hier beter van wordt.

Samenwerken voor betere besluiten

Samenwerken bij het verkleinen van de verschillen – of het oplossen van een conflict – levert de beste oplossingen. Het leidt tot betere besluiten, door elkaars opvattingen, ideeën en voorstellen te kunnen erkennen en respecteren. Wanneer je naar elkaar kunt en wilt luisteren, leer je de ander te zien als een adviseur. Sterker nog, de zogenaamde ‘advies-methode’ is misschien wel het recept om zonder hiërarchie te komen tot besluiten. Degene die het probleem of een kans heeft gesignaleerd, is binnen een zelfsturend team ook degene die het besluit kan nemen. Daarvoor zal hij eerst om advies moeten vragen van belanghebbenden en degenen met relevante expertise. Degene die het besluit neemt, zal er veel aan gelegen zijn een goed besluit te nemen en dus ook de adviezen serieus te nemen. Zelfregulering en win-win oplossingen. Dit is precies de werking van zelfsturende teams.

Conflictkosten door wegkijken

Verschillen negeren of vermijden, waarmee de kans onbenut blijft om verschillen expliciet en constructief te maken, levert het team dus niets op. Juist door samen te werken en te zoeken naar oplossingen voor het overbruggen van verschillen, zorgt voor groei en ontwikkeling. Zonder samenwerking geen groei dus. Wanneer samenwerking moeizaam verloopt, leidt dit tot hoge (conflict)kosten. Hier kun je een indicatie krijgen van de omvang van dit soort kosten.

Conflictbestendigheid

Wanneer zelfsturende teams goed functioneren door samenwerking en de verschillen te koesteren, levert dit groei en ontwikkeling. Dit soort teams zijn conflictbestendiger en daarmee dus effectiever. De adviseurs van Bascule begeleiden organisaties bij het verbeteren van de samenwerking, vanuit de visie dat verschillen er kunnen en mogen zijn. Meer weten over wat dit voor een organisatie of een team kan betekenen? Neem geheel vrijblijvend contact met ons op om te informeren naar de mogelijkheden of met een kop koffie te onderzoeken hoe we je van dienst kunnen zijn met onze andere kijk op conflicten.

Terug naar het overzicht