Gratis informatiegesprek? 0413 321755

Stel een vraag

Medewerkers middelen bieden zelf conflicten op te lossen

Geplaatst op: 13 augustus 2019 door Bas Delleman

Conflicten op de werkvloer nemen enorm veel tijd in beslag. Daarbij kosten ze vaak veel moeite en zijn er flinke kosten mee gemoeid om ze op te lossen. En, waarschijnlijk nog het meest frustrerende voor een manager, hadden ze in veel gevallen door de medewerkers zelf opgelost kunnen worden. Met het implementeren van het juiste conflictmanagementsysteem worden medewerkers gestimuleerd hun eigen conflicten op te lossen. Wanneer medewerkers zelf conflicten herkennen, erkennen en samen bespreekbaar maken ontstaat een gezonde(re) bedrijfscultuur.

De tijd die in conflicten oplossen gaat zitten

Negen van de tien keer wanneer een conflict op de werkvloer onder jouw aandacht gebracht wordt, is deze al vergevorderd. Het wordt dan zaak om de partijen of medewerkers met elkaar aan tafel te krijgen. Vervolgens leid je de gesprekken in goede banen zoekt een oplossing waar iedereen tevreden mee is. Dan blijkt regelmatig dat de medewerkers zelf het conflict hadden kunnen oplossen, of dat het conflict helemaal niet had hoeven ontstaan. Hier gaat veel van jouw tijd en die van je medewerkers in zitten, die beter ergens anders aan besteed had kunnen worden. Zo wordt conflictoplossing een tijdrovend en frustrerend proces.

Conflicthantering in organisaties

Negen van de tien keer wanneer een conflict op de werkvloer onder jouw aandacht gebracht wordt, is deze al vergevorderd. Het wordt dan zaak om de partijen of medewerkers met elkaar aan tafel te krijgen. Vervolgens leid je de gesprekken in goede banen zoekt een oplossing waar iedereen tevreden mee is. Dan blijkt regelmatig dat de medewerkers zelf het conflict hadden kunnen oplossen, of dat het conflict helemaal niet had hoeven ontstaan. Hier gaat veel van jouw tijd en die van je medewerkers in zitten, die beter ergens anders aan besteed had kunnen worden. Zo wordt conflictoplossing een tijdrovend en frustrerend proces.

Vroegtijdige (h)erkenning van conflicten

Een conflictmanagementsysteem helpt mensen in de organisatie bij vroegtijdige (h)erkenning van conflicten en een laagdrempelige aanpak daarvan, zo dicht mogelijk bij de bron. Het gaat hier om een uitgebreid conflictmanagementsysteem, waarbij de verantwoordelijkheid van conflictbehandeling binnen de organisatie ligt. Onder ‘uitgebreid’ verstaan we dat de bestaande conflicthanteringsmethoden binnen de organisatie worden uitgebreid met op behoeften en belangen georiënteerde methoden. Dit vormt dan een geheel met bestaande en meer op recht en macht georiënteerde methoden. Het doel is het bevorderen van conflictbestendigheid in organisaties. Een effectief conflictmanagementsysteem draagt bij aan:

– De effectiviteit van de organisatie
– De efficiëntie van de organisatie
– De ontwikkeling van mensen individueel en collectief.

Conflictbestendigheid

De basis voor conflictbestendigheid is conflictvaardigheid en (het stimuleren van) zelfverantwoordelijkheid bij (h)erkenning en behandeling van conflicten.

Conflictbestendigheid is iets dat ontwikkeld kan worden. De basis hiervoor is conflictvaardigheid. Conflictvaardigheid betekent bijvoorbeeld dat je in staat bent om te (h)erkennen dat bepaalde situaties zich tot een conflict zouden kunnen ontwikkelen. Ook het juist omgaan met een conflict – het conflict niet laten escaleren en lering trekken uit de verschillen die tot het conflict leiden – valt onder conflictvaardigheid. Verschillen ontwikkelen zich meestal onbewust en ongewild tot conflicten. Het is wenselijk dat alle medewerkers binnen een organisatie elkaar aanspreken en zich uitspreken op een acceptabele manier en dat dit bijdraagt aan de dienstverlening. (H)erkennen medewerkers conflicten vroegtijdig en pakken zij die laagdrempelig aan dicht bij de bron?

Het uitgangspunt is dat binnen teams mensen met elkaar hun conflicten oplossen

Het is belangrijk dat de organisatie voorziet in een structuur en werkwijze voor situaties waarin het team conflicten niet zelf tot een oplossing kan brengen. Deze structuur en werkwijze ondersteunt en borgt de individuele ontwikkeling van conflictvaardigheid en de collectieve ontwikkeling van conflictbestendigheid bij medewerkers.

Inrichting, structuur en werkwijze voor conflictbestendigheid

Hoe ziet zo’n structuur en werkwijze voor conflictbestendigheid er dan uit? In overleg met sleutelfiguren binnen de organisatie wordt dit ingevuld. Op basis van de ervaring van de conflictprofessionals van Bascule, zou het er als volgt kunnen uitzien.

Op basis van het principe ‘collega’s helpen collega’s’, worden op teamniveau conflictloodsen ingesteld. Medewerkers worden dan opgeleid om voor hun (team)collega’s als vraagbaak, adviseur en bemiddelaar te fungeren bij eenvoudige conflicten. Zij kunnen eveneens conflicten signaleren en bespreekbaar maken. Het bevordert dat collega’s elkaar allemaal kunnen en durven aan te spreken.

Daarnaast zijn binnen de organisatie conflictcoaches/interne mediators beschikbaar. Dit zijn volledig opgeleide conflictprofessionals die als mediator en/of als coach kunnen optreden bij bepaalde conflicten. Zo kan het team de regie grotendeels behouden en zelf bepalen hoeveel inmenging zij fijn vinden. Het is voor het team prettig te weten dat ze ook nog geadviseerd kunnen worden door professionals. Externe mediators worden ingezet voor situaties die intern niet behandeld kunnen worden of waarvan het wenselijk is dat deze door een externe mediator worden begeleid.

Een conflictcommissie ondersteunt de conflictloodsen en interne mediators bij de doorontwikkeling en het onderhoud van het conflictmanagement systeem.

Voordelen conflictmanagementsysteem

Samengevat: de invoering van een conflictmanagement systeem levert de volgende voordelen op:

  • Medewerkers kunnen productief met verschillen omgaan
  • Het elkaar op een goede manier kunnen en durven aanspreken zorgt voor een verbeterde dienstverlening met tevreden cliënten
  • Conflicten leiden niet tot escalaties en hoge kosten
  • Meer tijd voor de zaken waar het binnen de organisatie echt om gaat.

Nieuwsgierig geworden naar de voordelen van een conflictmanagement systeem voor je eigen organisatie? De conflictprofessionals van Bascule kunnen helpen bij de inventarisatie van de wensen en het ontwerp en de inrichting van een conflictmanagementsysteem dat past bij jouw organisatie. Neem geheel vrijblijvend contact met ons op voor een oriënterend gesprek of bekijk ons opleidingsaanbod op het gebied van conflictmanagement.

Terug naar het overzicht